A melhor forma de começar uma reunião

Em 2 years ago

Como organizar bem uma reunião, criando rotinas saudáveis de comunicação.

Muitas vezes, as empresas entram numa espiral de reuniões que apenas esgotam tempo, sem que atinjam os objetivos a que se propunham. Sugerimos algumas medidas para tirar o máximo partido de uma reunião, com economia de tempo e produtividade.

É fundamental definirem, desde o inicio qual o objetivo: se pretendem uma reunião para gerar ideias ou se o objetivo é terem um fórum de decisão. Reuniões que se dediquem a um pensamento estratégico a longo prazo devem ser separadas das que procurem soluções a curto prazo ou a temas mais imediatos.

Conduzam a reunião de acordo com o objetivo. Se procurarem sugestões criativas, não influenciem os participantes no sentido de convergirem. Se procurarem alcançar uma decisão sobre algum tema, torna-se necessário estabelecerem claros critérios para o processo de decisão. Com o apoio do software Sage One, os documentos de venda ficam guardados na Google drive, tornando-se mais simples a partilha de informação com os vossos colaboradores e a tomada de decisões mais informada.

Estabeleçam regras claras para as reuniões e, no início de cada uma, recordem as regras que sejam relevante para o debate desse dia. Muitas vezes, as regras são estabelecidas mas depois acabam por cair no esquecimento e rapidamente se instala a desordem.

O tipo de contribuição que esperam da equipa deve ser claro para todos: tentem que participação seja feita de uma forma normalizada. A inteligência coletiva estabelece-se na proporção de uma igualdade de participação de todos os colaboradores.

Tentem eliminar comportamentos assertivos, abordando assuntos sensíveis nas reuniões e não deixando que esses temas passem a ser debatidos pelos corredores da empresa.

Procurem avaliar se um formato de mesa redonda, em que cada colaborador faz um balanço, é realmente produtivo. Se o tempo é usado apenas para que os colaboradores se autojustifiquem, pode ser uma boa ideia acabar com este formato. Experimentem dirigir esse momento de balanço para temas específicos relacionados com os tópicos da reunião.

Com estas sugestões, as reuniões vão tornar-se momentos produtivos: basta que não deixem a equipa perder o foco e incentivem a diversidade de pensamento entre os participantes.