10 dicas para uma gestão eficaz de tempo

Em 3 years ago

Uma má gestão do tempo é a desgraça de muitas empresas. Num mundo em que o ritmo é cada vez mais rápido – cai um e-mail na sua caixa de correio em cada dez segundos, o telefone não para de tocar e o vosso dia está preenchido com inúmeras reuniões – muitas vezes pode ser difícil concentrarem-se no trabalho que têm entre mãos.

Um relatório recente da McKinsey em resultado de um inquérito a 1500 executivos em todo o mundo acerca de como eles gastavam o tempo no trabalho revela que somente 9% dos respondentes se encontram “muito satisfeitos” com a sua distribuição de tempo.

A eficácia da gestão do tempo é a espinha dorsal do negócio. A ineficácia dessa gestão não faz perder apenas tempo mas também dinheiro. Prazos não cumpridos, perdas financeiras e perdas de negócios são os resultados potenciais de falta de capacidade de gestão do tempo, para não falar do impacto que o stress pode causar na saúde, mental e física.

«Muitos empregados sentem-se massacrados por estarem constantemente acessíveis», diz o dr. Rob Yeung, um psicólogo organizacional numa firma líder de consultadoria, a Talentspace. «Há dúzias de modos diferentes de recuperar tempo. O que é importante é fazer alguma coisa em vez de ficar impotente. Mesmo pequenos esforços o podem ajudar a sentir-se com um maior controlo.»

  • Percebam como gastam atualmente o vosso tempo

Este é um passo importante para o planeamento. Considerem isto como sendo um pouco como saber quanto dinheiro têm e como o andam a gastar, antes de fazer um orçamento. Se se sentem como quem corre atrás do tempo, apercebam-se de quais são as tarefas que vos consomem mais tempo. Ao fazerem um registo, tornar-se-ão mais conscientes dos tempos mais stressantes, mais intensos ou mais livres, ficando assim mais bem equipados para planear o vosso tempo.

  • Tracem os vossos objetivos

Estes podem ser de curto, de médio e de longo prazos. Ao traçarem um objetivo específico, podem ficar a ver claramente o que querem atingir. Certifiquem-se de que os objetivos são realistas, embora desafiantes. Podem ser ambiciosos, mas assegurem-se que o resultado não só é atingível mas também mensurável, para que possam continuar motivados e ver os progressos.

  • Façam uma lista

Um erro comum quanto à gestão do tempo consiste em tentarem lembrar-se de demasiados pormenores, o que leva a informação a mais. Um modo melhor de permanecerem organizados e de controlarem os projetos é fazer uma lista. Uma lista dos afazeres do dia ajuda a concentrar a mente. Contudo, não se deixem inundar de pormenores. Três tarefas numa lista é perfeitamente aceitável. Mas se conseguirem completar cinco, ainda melhor.

  • Estabeleçam prioridades

Pode ser que já estejam a trabalhar muito e que estejam bem organizados, mas se os vossos esforços se centrarem nas coisas erradas, não serão eficazes. Ao fazerem uma lista, ordenem as tarefas por prioridade, para poderem devotar mais tempo às mais importantes. E assegurem-se de que estabelecem diferenças entre as tarefas urgentes e as importantes: uma tarefa urgente não é necessariamente importante! E conheçam os vossos prazos.

  • Evitem desvios da atenção

A vossa atenção é provavelmente desviada várias, senão dúzias, de vezes todos os dias: sejam e-mails ou telefonemas de emergência, seja navegação na Internet, seja interrupções por colegas. Mas há algumas medidas simples que minimizar o número de desvios da atenção que surjam. Marquem períodos para aceder aos e-mails, de modo a verem e responderem em alturas de menor produtividade. Bloqueiem outros desvios da atenção, como o Facebook e outras formas de comunicação social, a menos que usem estas ferramentas para gerar negócio.

  • Façam uma coisa de cada vez 

A flutuação constante entre tarefas não vos beneficia nem aos que convosco trabalham. Concentrar-se-ão melhor se se focarem numa tarefa de cada vez. Saltitar entre coisas diferentes fará cada tarefa levar mais tempo a fazer-se. Claro que algumas vezes surgirão coisas prioritárias em relação às que estiverem a fazer no momento, mas aparte interrupções imprevistas, trabalhem metodicamente, seguindo a sua lista de tarefas

  • Usem a tecnologia

Há imensas ferramentas presentes no mercado que vos podem ajudar a gerir o tempo. Sage One  é um exemplo de uma solução de gestão de negócios que pode ajudar a dinamizar as vossas práticas de trabalho mais do que possa pensar. Uma revisão periódica da tecnologia que usam correntemente mostrar-vos-á modos de aumentar a eficácia. Se conseguirem equilibrar as coisas, o poder trabalhar em movimento pode ser uma parte importante de uma boa estratégia de gestão do tempo.

  • Façam pausas de vez em quando

Pode parecer uma contradição incluir não fazer nada como parte de assegurar que são tão produtivos quanto possível, mas é essencial. Trabalhar demais é tão pernicioso para a vossa saúde e para um negócio quanto não trabalhar o suficiente; portanto é importante fazer pausas. Assegurem-se que fazem uma pausa para almoço em condições, afastem-se do posto de trabalho e apanhem ar fresco. Uma boa gestão do tempo de trabalho quer dizer fazer trabalho de boa qualidade, e não muita quantidade. Podem sentir-se ressentidos por estarem no escritório fora de horas. Também é provável que sejam menos produtivo e que fiquem frustrados com o pouco que rende, o que provocará stress.

  • Deleguem

Se delegarem com eficácia, podem usar mais eficientemente o tempo e aumentar a quantidade de trabalho que conseguem produzir. A delegação permite-vos fazer melhor uso do vosso tempo e das vossas qualidades e ajuda as outras pessoas da equipa a crescer e a desenvolverem-se de forma a atingirem o seu potencial máximo na empresa. Ao redistribuírem a responsabilidade das tarefas de modo a desenvolverem as tarefas prioritárias, encontram a chave do êxito.

  • Aprendam a dizer não

Tudo o que está acima é irrelevante se começarem por ter demasiada responsabilidade sobre os vossos ombros. A capacidade de dizer não é uma parte importante da vossa competência para gerir o seu tempo; e determina quanto do vosso tempo será gasto a resolver problemas dos outros.

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