6 dicas para reuniões mais produtivas

Em 3 years ago

Normalmente, as reuniões têm fama de serem dominadas por temas que não interessam a todos os participantes e sem uma direção definida. No entanto, a realidade é que são um “mal” necessário para a maioria das empresas: nas reuniões gerais discutem-se problemas, possíveis soluções e transmitem-se informações relevantes.

Levados pelo espírito da eficiência e brevidade, criámos uma lista com 6 dicas básicas de como garantir a produtividade das reuniões:

  • Definir o objetivo da reunião. Para que uma reunião seja o mais produtiva possível, é preciso traçar uma ordem de trabalhos de antemão, que defina claramente quais são os objetivos traçados. O trabalho de quem organiza a reunião é garantir essa ordem: se todos os intervenientes conhecerem os objetivos da reunião, a poupança de tempo será maior.
  • Implacável na escolha dos participantes. Convoquem para a reunião apenas quem precisa realmente de estar presente. Ter apenas as pessoas cuja presente é fundamental ajuda a que a reunião decorra de forma mais fluída. Vão economizar tempo: terão menos interrupções a acontecer.
  • Iniciar e terminar a tempo. A pontualidade é uma das chaves para uma reunião eficaz. Certifiquem-se que todas as reuniões começam à hora marcada: com o tempo, todos vão começar a perceber a mensagem e a fazer um esforço para estar presente a horas. O mesmo se aplica à hora de terminar a reunião.
  • Reduzir o tempo de reunião. Frequentemente, o tempo estabelecido para uma reunião acaba por se estender, muitas vezes preenchido com assuntos irrelevantes. Se acham que precisam de uma hora para determinada reunião, marquem apenas 30 minutos na agenda: isso vai reforçar a noção de limite de tempo para debater o tema da reunião.
  • Estejam preparados. Se estão responsáveis pela organização de uma reunião, certifiquem-se de que dominam o assunto principal e que estão familiarizados com os conteúdos. Se for pretendida a intervenção dos participantes, partilhem com eles antecipadamente os materiais de que dispõem. Isso dará oportunidade a todos de colocar questões pertinentes.
  • O mais importante em primeiro lugar. É sempre boa ideia abordar as prioridades em primeiro lugar: caso fiquem sem tempo, pelo menos o mais urgente será debatido. Tomar notas ao longo da reunião também ajuda: a ata da reunião pode ser enviada posteriormente para todas as partes, recapitulando o que foi discutido e lembrando as tarefas de cada um na sequência da mesma. Esta pode ser uma boa forma de controlar os níveis de produtividade das reuniões.