Menos papel, mais eficiência

Em 4 years ago
Software de facturação online

Nos dias que correm, é possível gerir um negócio com apenas um computador portátil, um smartphone e uma ligação à internet. Num mundo cada vez mais digital – e em que tudo acontece online –, ainda fará sentido ter escritórios cheios de papelada?

Há inúmeras vantagens em transformarem os vossos negócios em negócios alojados na nuvem. Primeiro, terão mais flexibilidade para trabalhar a partir de qualquer lugar, sem precisarem de levar o escritório convosco. Então, e como acedem aos vossos documentos? É uma pergunta legítima, mas que também tem resposta na cloud: aplicações como o Google Docs permitem-vos criar documentos exclusivamente online, que podem ser editados por mais do que um utilizador. Se precisarem de os partilhar, podem sempre recorrer à ferramenta Google Drive ou ao Dropbox.

Mas existem outras vantagens em reduzir a quantidade de papel num escritório:

Um escritório mais arrumado: não só ficarão com um escritório mais limpo e com mais espaço para guardar outros objetos, como a organização digital de ficheiros é um processo mais simples, rápido e fácil;

Menos custos: embora o papel seja uma matéria-prima relativamente barata, o caso muda de figura quando é preciso pagar por impressoras, toners, entre outros. Se investirem numa digitalizadora, rapidamente poderão ter os vossos documentos em versão eletrónica e não precisarão de ter gastos com consumíveis;

Mais amigo do ambiente: é preciso deitar abaixo uma árvore para produzir 20 resmas de papel. Mudar para o online é também uma oportunidade de ajudar a cuidar da natureza;

Comunicação mais rápida: enviar e receber documentos por e-mail não demora mais do que alguns segundos; já o envio por correio, pode demorar dias e tem mais custos associados;

Maior mobilidade: se tiverem os vossos documentos digitalizados e guardados na cloud, não só poderão trabalhar a partir de qualquer lugar, como se torna mais simples e rápido mudar os vossos negócios para outras instalações;

Mais seguro. Este é talvez o ponto mais controverso, já que há quem tenha reticências em mudar todos os dados e informações para um servidor na nuvem. Contudo, se pensarmos bem, assim os vossos documentos estarão a salvo de eventuais acidentes, como incêndios ou inundações. Para além disso, há alguns truques para reforçar a segurança na cloud, como encriptar ficheiros, criar backups (online e offline) com alguma frequência e manter um registo dos dados arquivados.

Aqui ficam alguns passos rápidos para vos ajudar a começar a reduzir a quantidade de papel que usam nos vossos negócios:

1. Percebam exatamente o que estão a imprimir e que documentos podem passar para uma versão digital;

2. Calculem quanto vão poupar com a redução de papel;

3. Usem aplicações online: um software de faturação online como o Sage One, programas de armazenamento na nuvem como o Dropbox, gestores de tarefas como o Trello… As opções são infinitas;

4. Preparem as vossas equipas e incentivem-nas a usar menos papel;

5. Adiram à assinatura digital;

6. Giram as vossas contas bancárias através do online banking;

7. Livrem-se de tecnologia obsoleta, como faxes.