Séries de numeração de facturas: quando usar?

Em 2 years ago
Software de facturação online

Organizar a vossa facturação em séries pode facilitar gestão do vosso negócio. Para além disso, há alguns aspectos legais a ter em conta quando decidirem numerar os documentos de venda. Sérgio Braga, Product Manager, responde às perguntas mais frequentes acerca deste assunto:

 

Numa factura ou outro documento comercial, o que é que devemos considerar como número do documento?

A pergunta pode sugerir uma resposta óbvia, mas nem sempre assim é. Quando uma factura indica, no seu número, um determinado conjunto de letras e números, o seu número é efectivamente todo esse conjunto (por exemplo, Factura nº. FT LX/893901).

Contudo, isto nem sempre é claro para todos as partes envolvidas. Basta relembrar o que aconteceu com muitas das facturas inseridas manualmente pelos próprios consumidores no portal E-Factura. Na zona onde deviam indicar o número da factura, estes inseriram apenas a parte numérica (893901, no exemplo acima) e, mais tarde, quando a empresa emitente comunicou a mesma factura (com o número FT LX/893901), o portal E-factura assumiu que era um documento diferente do que já havia sido comunicado, acabando por ficar duplicado.

 

O que é uma série de numeração?

Uma série pode ser vista como um contador sequencial, iniciado em 1 e precedido de um prefixo livre, que é usado para numerar cada documento. Frequentemente, o “nome” de cada série é organizado por ano e não pode ser repetido, já que cada série é única. Por exemplo, se criarem uma série de facturação em 2015, podem nomeá-la “2015”. Assim, a primeira factura emitida nessa série terá o nº. FT 2015/1. Este último algarismo é o número da primeira factura da nova série, enquanto a sigla “FT” define o tipo de documento em questão.

 

Isto significa que têm de criar uma nova série todos os anos?

Podem usar a mesma série de numeração durante o tempo que entenderem. Contudo, para efeitos de organização administrativa, podem criar uma série por ano. Nesse caso, se, por exemplo, a série 2014 terminou na factura nº. FT 2014/991, a primeira factura da série 2015 será a factura nº. FT 2015/1.

 

Porque é que vos pode interessar usar várias séries de numeração?

1. Uma das razões já apontada diz respeito à organização administrativa: há quem defenda que, para efeitos de controlo de gestão, é preferível reiniciar todos os anos a numeração dos documentos. Neste caso passa a haver uma série por cada ano de actividade;

2. Quando uma empresa tem várias unidades de negócio ou estabelecimentos, pode usar séries independentes para cada uma delas, de modo a agilizar os processos de emissão e arquivo da respectiva facturação. Não há limites à quantidade de séries que uma empresa pode usar, desde que sejam usadas, pelo menos, pelo período de um ano;

3. Para quem usa sistemas mistos de arquivo de facturas (uma parte em papel e outra parte em arquivo electrónico), há vantagens em usar séries independentes para facturas electrónicas e em papel, já que facilita a gestão do arquivo. Convém relembrar que o arquivo deve ser efectuado por ordem sequencial numérica;

4. Por questões de conformidade legal, podem ser obrigados a usar uma nova série. Se, por erro de introdução, definiram uma data futura na factura (01/01/2030, por exemplo), não poderão emitir nenhuma factura subsequente com data anterior, ainda que anulem o documento. Trata-se de um imperativo legal definido pela Autoridade Tributária e, cesse caso, a única solução passará por iniciar uma nova série para numerar as vossas facturas.

 

Se mudarem de programa de facturação, podem manter a mesma série e continuar a numeração do programa anterior?

Não, porque uma determinada série de facturação não pode conter documentos com origens diferentes. Assim, no novo programa, devem criar uma nova série e iniciar a numeração sequencial a partir do nº. 1.

 

Sérgio Braga
Product Management, R&D
Sage Portugal